„Das liegt doch alles in der Microsoft-Cloud, da ist es sicher.“ Diesen Satz hört man in vielen Unternehmen. Er stimmt zur Hälfte. Microsoft sorgt dafür, dass seine Rechenzentren laufen und Ihre Daten bei einem Hardwaredefekt nicht verloren gehen. Wenn aber ein Mitarbeiter einen Ordner löscht, Ransomware SharePoint-Dateien verschlüsselt oder ein Angreifer Postfächer leert, gelten Fristen, und die sind kürzer, als die meisten denken.
Genau für diese Lücke ist Keepit gemacht. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Cloud-Dienste wie Microsoft 365 ein eigenes Backup brauchen, wie Keepit funktioniert und was die Lösung von anderen Ansätzen unterscheidet.
Warum Microsoft 365 ein eigenes Backup braucht
Bei Cloud-Diensten gilt das Prinzip der geteilten Verantwortung. Microsoft ist für die Infrastruktur zuständig, also Server, Netzwerk und Verfügbarkeit. Für die Daten selbst ist der Kunde verantwortlich: wer was löschen darf, wie lange etwas aufbewahrt wird und wie man nach einem Fehler wiederherstellt.
Die eingebauten Wiederherstellungsfunktionen sind dabei nur ein kurzes Sicherheitsnetz. Laut Microsoft-Dokumentation gilt standardmäßig:
| Dienst | Was nach dem Löschen passiert | Standardfrist |
|---|---|---|
| Exchange Online | gelöschte Elemente landen unter „Wiederherstellbare Elemente“ | 14 Tage, maximal 30 Tage |
| SharePoint und OneDrive | gelöschte Dateien liegen im zweistufigen Papierkorb | 93 Tage ab dem Löschen |
| SharePoint, Notfallsicherung | interne Sicherung für eine Komplettwiederherstellung | 14 weitere Tage, nur für ganze Websitesammlungen |
Quellen: Microsoft zu Exchange Online, Microsoft zum SharePoint-Papierkorb
Wird ein Fehler erst nach vier Monaten bemerkt, ist die Datei weg. Und die Notfallsicherung von SharePoint stellt laut Microsoft nur komplette Websitesammlungen wieder her, nicht einzelne Dateien. Dazu kommen typische Fälle, in denen die Bordmittel nicht reichen: ein übernommenes Admin-Konto, das Papierkörbe leert und Richtlinien ändert. Ausscheidende Mitarbeitende, deren Postfach mitsamt Kundenkorrespondenz nach Ablauf der Fristen verschwindet. Oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten von sechs bis zehn Jahren, die mit den Standardfristen nicht abgedeckt sind.
Was ist Keepit?
Keepit ist ein Backup-Dienst, der speziell für Daten aus Cloud-Anwendungen entwickelt wurde. Wir arbeiten mit Keepit als Partner zusammen. Statt Daten in derselben Umgebung zu sichern, in der sie entstehen, legt Keepit die Sicherungen in einer eigenen, unabhängigen Cloud ab. Laut Hersteller werden die Backup-Daten strikt getrennt von den Produktionsdaten gespeichert.
Neben Microsoft 365 sichert Keepit unter anderem:
- Entra ID, also die Benutzer, Gruppen und Berechtigungen aus dem Microsoft-Verzeichnis
- Google Workspace
- Salesforce
- Dynamics 365 und Power Platform
- Jira, Confluence und Zendesk
Gerade die Sicherung von Entra ID wird oft unterschätzt. Wird das Verzeichnis durch einen Angriff oder Fehler beschädigt, fehlen nicht nur Daten, sondern auch die Zugänge, mit denen man überhaupt noch arbeiten kann.
So funktioniert Keepit
Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten. Keepit wird mit dem Microsoft-365-Mandanten verbunden und sichert danach automatisch und laufend. Eine eigene Hardware oder Software im Unternehmen ist nicht nötig. Die wichtigsten Eigenschaften im Überblick:
| Eigenschaft | Was das bedeutet |
|---|---|
| Unabhängige Cloud | Die Sicherung liegt außerhalb der Microsoft-Umgebung und bleibt auch bei einem kompromittierten Mandanten erhalten |
| Unveränderliche Backups | Gesicherte Daten können nachträglich weder von Angreifern noch versehentlich verändert oder gelöscht werden |
| Wahl des Datenstandorts | Kunden wählen die Region, in der ihre Backups liegen, darunter Rechenzentren in der EU |
| Lange Aufbewahrung | Aufbewahrungsfristen sind laut Hersteller auf bis zu 99 Jahre einstellbar |
| Gezielte Wiederherstellung | Einzelne Mails, Dateien, Kanäle oder ganze Postfächer lassen sich zurückholen, ohne alles andere zurückzusetzen |
| Durchsuchbarkeit | Gesicherte Inhalte lassen sich direkt suchen und ansehen, auch wenn das Original gelöscht ist |
Laut Hersteller ist Keepit nach ISO 27001 zertifiziert. Für Unternehmen, die unter NIS2 oder DORA fallen, ist ein dokumentiertes, unabhängiges Backup ein wichtiger Baustein für den Nachweis der eigenen Widerstandsfähigkeit.
Keepit im Vergleich zu Bordmitteln und klassischen Backups
| Kriterium | Microsoft-365-Bordmittel | Klassisches Backup im eigenen Netz | Keepit |
|---|---|---|---|
| Speicherort | im selben Mandanten | eigener Server oder Speicher | unabhängige Cloud |
| Aufbewahrung | 14 bis 93 Tage | je nach Speicherplatz | frei wählbar, sehr lang |
| Schutz bei kompromittiertem Admin-Konto | gering | abhängig von der Trennung | hoch, da getrennte Zugänge und unveränderliche Daten |
| Wiederherstellung einzelner Elemente | eingeschränkt | meist möglich | möglich |
| Aufwand für Betrieb | gering | hoch, Hardware und Wartung | gering, als Dienst betrieben |
Was das BSI fordert und wie Keepit dazu passt
Das BSI bezeichnet Backups in seinen Top-10-Maßnahmen gegen Ransomware als zentrale Schutzmaßnahme. Drei Forderungen sind für Cloud-Daten besonders wichtig:
- Mindestens eine Kopie getrennt halten. Angreifer suchen gezielt nach Backups. Das BSI nennt dabei ausdrücklich einen vom eigenen Netz getrennten Cloud-Speicher als Möglichkeit. Genau das ist das Grundprinzip von Keepit.
- Wiederherstellung regelmäßig testen. Laut IT-Grundschutz-Baustein CON.3 Datensicherungskonzept muss geprüft werden, ob sich Daten in angemessener Zeit zurückspielen lassen. Das gilt auch bei Keepit: Ein Test im Quartal mit einer echten Wiederherstellung schafft Sicherheit.
- Sicherungen vor Zugriff schützen. Nicht jeder Administrator der Produktivumgebung sollte auch die Backups löschen können. Unveränderliche Sicherungen und getrennte Zugänge setzen das technisch um.
Für wen sich Keepit lohnt
Keepit ist besonders sinnvoll für Unternehmen, die:
- den Großteil ihrer Arbeit in Microsoft 365 erledigen, also Mails, Dateien und Teams
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllen müssen
- unter NIS2, DORA oder branchenspezifische Vorgaben fallen
- mehrere Cloud-Dienste nutzen und nicht für jeden eine eigene Backup-Lösung betreiben wollen
- kein eigenes Backup-Team haben und einen betreuten Dienst bevorzugen
Microsoft 365 ist dabei nur ein Teil der Datensicherung. Server, Netzlaufwerke und Fachanwendungen brauchen ein eigenes Konzept. Einen Überblick gibt unsere Seite zu Datensicherung und Backup, wie man Backup und Wiederanlauf zusammen plant, unser Beitrag zu Backup und Disaster Recovery.
Fazit: Unabhängig sichern, gezielt wiederherstellen
Microsoft 365 schützt zuverlässig vor technischen Ausfällen. Vor Fehllöschungen, Ransomware und kompromittierten Admin-Konten schützt es nur innerhalb kurzer Fristen. Keepit schließt diese Lücke mit unveränderlichen Sicherungen in einer unabhängigen Cloud, frei wählbaren Aufbewahrungsfristen und gezielter Wiederherstellung einzelner Elemente. Wie bei jedem Backup gilt: Regelmäßig testen, dann funktioniert es auch im Ernstfall.
Sie wollen Keepit für Ihr Unternehmen einsetzen oder Ihre Microsoft-365-Sicherung prüfen lassen? Wir richten Keepit ein, übernehmen die Betreuung und testen mit Ihnen die Wiederherstellung. Mehr zu Keepit bei der Deutschen Cyberkom
